Chắc hẳn ai cũng sẽ vui mừng khi nhận được lời mời phỏng vấn từ một công ty hay tổ chức nào đó phải không? Tuy nhiên, đừng vì thế mà quên đi việc trả lời lại lời mời phỏng vấn ấy bởi đó chính là cơ hội đầu tiên của bạn. Hãy theo dõi bài viết dưới đây để biết cách viết thư xác nhận phỏng vấn bằng tiếng Anh thật chuyên nghiệp nhé.
Cách viết thư xác nhận phỏng vấn bằng tiếng Anh
Mục Lục
1. Tại sao bạn cần phải viết thư xác nhận phỏng vấn bằng tiếng Anh?
Chắc hẳn bạn đã từng nghe câu “đầu xuôi đuôi lọt” rồi phải không? Có một khởi đầu tốt thì các bước tiếp theo sẽ thật trôi chảy và tốt đẹp. Bởi thế, để buổi phỏng vấn diễn ra thật suôn sẻ, bạn nên viết một bức thư xác nhận phỏng vấn thật chuyên nghiệp ngay từ ban đầu.
Việc viết thư xác nhận phỏng vấn bằng tiếng Anh đòi hỏi sự chính xác và tinh tế. Có thế mới gây được ấn tượng tốt và thể hiện được thái độ chuyên nghiệp của bạn.
Tại sao cần phải viết thư xác nhận phỏng vấn
2. Cấu trúc thư xác nhận phỏng vấn bằng tiếng Anh thông dụng
Một bức thư xác nhận phỏng vấn cần được viết theo cấu trúc nào và gồm những thông tin gì? Hãy theo dõi phần dưới đây.
2.1 Phần tiêu đề
Tiêu đề là một phần vô cùng quan trọng nhưng nhiều người lại thường bỏ qua. Viết một tiêu đề đúng chuẩn sẽ thể hiện được sự chuyên nghiệp của bạn. Không những thế, nó còn quyết định đến việc thư của bạn có được nhà tuyển dụng đọc hay không.
Tiêu đề phải được viết thật ngắn gọn, súc tích nhưng cần đầy đủ các thông tin sau đây:
● Họ và tên
● Vị trí ứng tuyển
● Xác nhận/Từ chối lời mời phỏng vấn
Ví dụ: Vu Lan Huong – Marketing Trainee – Interview Confirmation
(Vũ Lan Hương – Thực tập sinh Marketing – Xác nhận phỏng vấn)
2.2 Lời chào
Mở đầu thư sẽ là một lời chào trang trọng gửi tới nhà tuyển dụng hoặc người phỏng vấn bạn. Lời chào sẽ tùy thuộc vào việc bạn có biết rõ về tên, giới tính, chức vụ của người tuyển dụng hay không. Nếu không rõ thì chỉ cần ghi chung chung như tên công ty là được.
Ví dụ: “Dear Ms. Kate, HR Manager of Milan Finance Company.”
(Kính gửi bà Kate, Trưởng phòng Nhân sự của Công ty Tài chính Milan.)
Hoặc: “Dear Milan Finance Company.” (Kính gửi Công ty Tài chính Milan.)
2.3 Lí do viết thư
Sau khi gửi lời chào, bạn cũng nên gửi lời cảm ơn đến nhà tuyển dụng và đưa ra lý do viết thư. Hãy xác nhận lại thời gian, địa điểm tham gia phỏng vấn. Nếu không phù hợp, có thể đưa ra đề xuất hợp lý hơn.
Trong trường hợp bạn từ chối phỏng vấn thì cũng hãy nói rõ cho nhà tuyển dụng biết để họ trao lại cơ hội cho người khác.
Ví dụ: “Thank you for giving me the opportunity to interview for the position of Marketing Trainee. I confirm that I will definitely attend the interview with Mr. John at 9:30 am, on September 13 at your company.”
(Cảm ơn vì đã trao cho tôi cơ hội tham gia phỏng vấn cho vị trí thực tập sinh Marketing. Tôi xác nhận rằng tôi chắc chắn sẽ tham gia buổi phỏng vấn với ông John vào lúc 9h30, ngày 13/9 tại công ty của bạn.)
2.4 Yêu cầu và thắc mắc
Nếu bạn có bất kì thắc mắc nào về thời gian, địa điểm thì hãy hỏi ở phần này nhé. Ngoài ra, bạn cũng nên hỏi về các giấy tờ, hồ sơ cần mang theo để chuẩn bị thật kỹ cho buổi phỏng vấn.
2.5 Kết thư
Đừng quên viết lời chào cuối thư nhé. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể khẳng định lại một lần nữa rằng mình sẽ tham gia phỏng vấn đúng giờ. Điều này sẽ thể hiện được sự chân thành của bạn cũng như giúp bạn tạo được ấn tượng thật tốt.
Cuối cùng sẽ là phần ký tên kèm theo thông tin liên hệ của bạn. Vậy là bạn đã có một bức thư xác nhận phỏng vấn thật chuyên nghiệp rồi!
Cấu trúc thư xác nhận phỏng vấn
3. Lưu ý khi viết thư xác nhận phỏng vấn tiếng Anh
Khi viết thư xác nhận phỏng vấn bằng tiếng Anh, bạn cần chú ý đến những điều sau đây:
● Reply all (Trả lời tất cả): Bên cạnh người gửi email, nếu những người khác trong công ty cũng nhận được thư, bạn nên trả lời tất cả họ. Như vậy tất cả mọi người liên quan đều sẽ biết được câu trả lời của bạn.
● Chính tả: Bất kì văn bản nào cũng cần phải viết đúng chính tả, nhất là văn bản bằng tiếng Anh. Mắc lỗi chính tả sẽ gây ấn tượng không tốt trong mắt các nhà tuyển dụng trước khi phỏng vấn. Điều đó sẽ làm mất đi cơ hội của chính bạn.
● Kiểm tra lại trước khi gửi: Mọi thứ như họ tên, thời gian, địa điểm,… đều phải chính xác tuyệt đối. Vì vậy bạn cần kiểm tra lại thư một lượt trước khi gửi để tránh những trường hợp sai sót đáng tiếc nhé.
Những lưu ý khi viết thư xác nhận phỏng vấn
4. Tham khảo mẫu thư xác nhận phỏng bằng vấn tiếng Anh
Bạn có thể tham khảo và áp dụng mẫu thư xác nhận phỏng vấn bằng tiếng Anh hoàn chỉnh dưới đây nhé:
“Nguyen Nhat Linh – Accountant Trainee – Interview Confirmation.
Dear Mr. Jack, HR Manager of Louis Finance Company,
I am very happy to receive an interview invitation from your company. Thank you for giving me the opportunity to interview for the position of Accountant Trainee.
I confirm that I will attend the interview with you at 3:00 pm, on September 20 at your company.
If you need any additional documents for the interview, please let me know so that I can best prepare for the meeting.
Best regards,
Nguyen Nhat Linh
Phone: 0988888333”
Mẫu thư xác nhận phỏng vấn hoàn chỉnh
Tạm dịch:
“Nguyễn Nhật Linh – Thực tập sinh Kế toán – Xác nhận Phỏng vấn.
Kính gửi ông Jack, Giám đốc Nhân sự Công ty Tài chính Louis,
Tôi rất vui khi nhận được lời mời phỏng vấn từ quý công ty. Cảm ơn ông đã cho tôi cơ hội được phỏng vấn cho vị trí Kế toán viên tập sự.
Tôi xác nhận rằng tôi sẽ tham dự buổi phỏng vấn với ông vào lúc 3:00 chiều, ngày 20 tháng 9 tại công ty của ông.
Nếu ông cần thêm bất kỳ tài liệu nào cho buổi phỏng vấn, vui lòng cho tôi biết để tôi có thể chuẩn bị tốt nhất cho buổi gặp mặt.
Trân trọng,
Nguyễn Nhật Linh
Điện thoại: 0988888333”
Viết thư xác nhận phỏng vấn bằng tiếng Anh chính là cơ hội đầu tiên của bạn. Hãy chuẩn bị thật kỹ để nắm lấy cơ hội đó nhé. Điều đó cũng sẽ giúp buổi phỏng vấn của bạn sau đó thêm phần suôn sẻ hơn. Nếu bài viết trên hữu ích đối với bạn, hãy để lại bình luận dưới đây.